Comment bien s’organiser dans le boulot ? Je dis non aux to-do lists

calendrier

Le blog Mathilde fait du yoga prend temporairement le nom de
« Mathilde fait du yoga et donne des conseils de la Vie », pour aller du côté « lifestyle » de la force.

Faire des listes ne fait plus partie de mes habitudes d’organisation. J’ai éprouvé pendant longtemps, certes, le plaisir de prendre une feuille de papier quadrillée (petits carreaux), et de noter soigneusement tout ce que j’avais à faire : obligations professionnelles, coups de fil importants, trucs perso, courses à ne pas oublier… avec un petit carré devant chaque ligne, prêt à être cocher dès que la tâche était effectuée (parfois, jamais).

Bref, des listes à rallonge que j’avais plaisir à cocher, oublier, recopier, recommencer, recocher, raturer. Tout ça pour être en tension permanente à cause de ces foutues listes, et surtout de l’impossibilité d’en venir à bout (on s’entend bien sur « la tension » : on n’est pas dans du Problème de Premier Ordre, juste de l’organisation de vie de tous les jours). Et puis un jour, on* m’a suggéré d’arrêter les listes, les fameuses to-do lists, et de procéder autrement : en planifiant ce que j’avais à faire directement dans un agenda. N’avoir plus aucune liste qui m’encombre l’esprit, mais au contraire, un beau planning pour la semaine, qui encadre dans un temps limité chaque activité faisant partie d’un tout qui la dépasse : le Projet. Ce n’est pas clair ? Je vous explique.

*Note : « On », c’est Manu, qui avait lu cet article de Lifehacker en anglais : Laisser tomber les to-do lists et planifier vos tâches à la place

L’organisation par planification de tâches,
comment ça marche ?

Je sais, on dirait que je vais faire un tutoriel sur comment utiliser un calendrier, un truc vieux comme le monde, mais cette nouvelle façon de m’organiser, que je suis depuis un peu plus d’un an, a changé ma façon de bosser et de vivre (n’ayons pas peur des mots).

(1) J’ai grosso modo 3 domaines d’activités : l’écriture, le yoga, et les visites guidées de Boston. Ce à quoi j’ajouterai : tenir la comptabilité (horrible) et rechercher des nouveaux clients (je suis nulle à ça, mais bon, autre sujet). Côté perso, j’ai des déj, des soirées, des cours de yoga, des rdv médicaux, etc.

(2) En début de semaine, j’entre dans le calendrier tout ce qui est de l’ordre de l’Inamovible, les cours de yoga que je donne par exemple, ou les visites guidées. Je mets des couleurs si ça me dit, mais ce n’est pas primordial. J’ajoute ensuite les tâches à faire, en les disséquant le plus possible : plutôt que de noter « ECRITURE » dans un gros bloc de 5 heures d’affilée, j’essaie d’être le plus précise possible, et d’évaluer combien de temps va me prendre chaque sous-étape.

(3) Je répartis les tâches en fonction des heures, en mettant les plus importantes le matin – le moment où je travaille le mieux – et en mettant les trucs les plus funs en début d’après-midi – le moment où je n’ai souvent pas envie de travailler, ce que j’appelle « le vortex spatio-temporel » (c’est souvent là que le risque de procrastination est le plus élevé). Ce que je cherche à éviter, c’est d’avoir une après-midi de 5 heures avec une seule activité de prévue, car je sais comment ça va se finir : en n’ayant rien fait du tout, avec en prime un sentiment de frustration.

☞ L’idée de cette organisation en calendrier, et pas en listes, c’est de délimiter un temps précis, et adapté à chaque activité, elle-même cassée en petites tâches. Ca donne une vision claire et réaliste de l’organisation de la semaine, et pas une succession de tâches, comme dans une liste.

 Les avantages de cette méthode :

  • une organisation plus efficace : moins de procrastination et plus de vision dans le déroulement du projet. J’ai un truc de prévu sur une plage horaire qui ne dure pas des heures, c’est condensé, et donc plus motivant. Je ne panique pas en me disant que je n’aurais jamais fini tel projet, car je sais que j’ai réservé du temps pour arriver jusqu’au bout. Ce n’est pas une ligne de ma to-do list, mais plusieurs cases dans mon planning, souvent sur plusieurs semaines, il y a un début et une fin, visibles concrètement, dans ces fameuses petites cases du calendrier.
  • le corrollaire, c’est la possibilité de faire de la place pour d’autres projets annexes. Avec mes deux blogs, ça demande pas mal de temps de préparation… le fait d’avoir glisser 1h de blogging par-ci par-là me permet d’être « à jour ». En voyant d’un coup d’oeil comment la semaine s’organise, je sais que je peux coincer par-ci, par-là des tâches d’une heure. Je suis partisane du « petit à petit l’oiseau fait son nid » (et partisane aussi des expressions ringardes).
  • une organisation réaliste. J’ai beau prévoir 5000 trucs en même temps, en étalant les activités dans un calendrier, je me rends vite compte de ce que je ne peux PAS faire. J’établis des priorités.

✏ Les limites de ce système ? AUCUNE. Je suis fan. Mais j’avoue qu’il y a 2 trucs qui coincent parfois :

  • Et la spontanéité bordel ? Je ne dis JAMAIS non à un déj ou à un verre improvisé… Je pousse les cases du calendrier au besoin. Mais s’essaie de ne pas trop le faire… sinon j’ai l’impression d’encombrer le dimanche de tous les résidus de la semaine.
  • Et si je rate une case du calendrier ? Etrangement, la case « faire les impôts » a été déplacée à de TRES nombreuses reprises du calendrier, et je remets cette tâche jusqu’à la dernière limite (le 15 avril aux Etats-Unis).

Ce n’est sans doute pas un modèle d’organisation qui fonctionne pour tout le monde, mais moi, j’ai trouvé mon truc. Je kif mon Google Calendar et ses petites cases colorées. Et j’ai toujours mon agenda papier, qui fait bondir certaines personnes ! « Quoi, tu as encore un calendrier papier ?! » Oui ! Un par an depuis 15 ans au moins, c’est une sorte de « journal de bord », plus perso que le calendrier  électronique, et moins systématique et analytique.

Et vous, quel est le système d’organisation qui marche pour vous ?

Je pratique le yoga depuis 2006. Promis, le yoga, ce n'est pas juste s'asseoir en tailleur et chantonner "om" en respirant de l'encens. Sur le blog de yoga, je parle des mes coups de coeur, mes sources d'inspiration et mes conseils pour dérouler son tapis et profiter des bienfaits du yoga dans la vie de tous les jours.

25 Commentaires

  • Super cet article! J’aime beaucoup l’idée du côté lifestyle de la force!!
    J’étais moi aussi adepte des listes, et c’est vrai qu’avec le recul, j’en fais de moins en moins. Elles ont un effet immédiat déculpabilisant, mais peu efficace à long terme!
    Je te rejoins sur le fait d’avoir un joli calendrier, papier, c’est visuel et ça permet une meilleure gestion de son temps 🙂
    ++
    Pauline

  • Répondre avril 8, 2015

    Isabelle

    excellente méthode .. comme toi, j’ai deux activités qui me dévorrent tout mon temps sans compter mes 4 enfants à gérer. Alors le conseil aussi c’était de te faire aussi pour toutes les semaines, une semaine idéale : tu fais un truc à la louche (moi je mets les incontournables : aller chercher untel à l’école à tel heure et autour, j’essaye de clarifier mon emploi du temps : la première heure, c’est réponse aux email, ensuite le lundi, c’est planification du blog et des réseaux sociaux .. . J’ai ma trame et après cela, je dégrossis comme toi en début de semaine et enfin, je me fixe trois objectifs par jour.. ça permet de s’organiser .. bon ça évidement, c’est l’idéal .. en réalité, c’est beaucoup moins rigoureux : ce n’est pas encore cela … mais c’est l’objectif .. il faut aussi te planifier ton année : et là aussi, c’est très puisssant .. je peux te le dire.

    • Répondre avril 9, 2015

      Mathilde

      C’est clair que moi y’a pas d’enfants à gérer en plus !!
      Bises,
      Mathilde

  • Répondre avril 9, 2015

    Flora Yoga

    Super ton article! J’aime beaucoup l’idée de faire des posts sur les conseils de la vie 🙂
    En ce qui concerne l’organisation, c’est comme ça que je fonctionne aussi! Malheureusement les taches que je n’ai pas envie de faire sont souvent repoussées… Ça m’arrive même parfois de les laisser de côté tout bêtement « Je n’ai pas eu le temps (ou l’envie) de le faire hier, tant pis c’était hier ou RIEN! » 🙂
    Sinon je rajoute des couleur en fonction de la catégorie (yoga en rouge, perso en bleu, blog en violet, etc). Ça me permet d’avoir une meilleure visibilité sur ma semaine 🙂
    À bientôt! xxx

    • Répondre avril 9, 2015

      Mathilde

      Merci pour ton petit mot, les couleurs ça aide ! je ne prends pas toujours le temps de le faire…
      Bises,

  • Répondre avril 9, 2015

    Cathy

    Je vais tester ta méthode 🙂

    Je fais des listes en permanence, sur mon téléphone, mon agenda, mes cahiers au boulot, des bouts de papier, mon PC… et au final je me rends compte que parfois, je passe plus un temps fou à relire ma liste, la trier, et m’angoisser en pensant que je n’arriverai pas à tout faire!

    Je me suis rendue compte il y a quelques temps que les listes me bloquaient au lieu de m’aider à avancer, mais je n’avais pas de solution, donc merci !!

    • Répondre avril 9, 2015

      Mathilde

      Il y a comme un côté rassurant dans la liste, on a l’impression d’avoir tous sous les yeux, mais pour ensuite passer à la pratique, c’est autre chose !
      Merci pour ton petit mot en tout cas,

  • Répondre avril 9, 2015

    Régis

    Bel article. Je fonctionne un peu comme cela. Argumentaire logique … puis c’est le drame 🙂
    Pourquoi Google Calendar ? Pourquoi tomber du côté obscure ? Pourquoi pas un bon ligiciel libre de droit ? http://degooglisons-internet.org/
    @+ de te lire

    • Répondre avril 9, 2015

      Mathilde

      Pourquoi Google… pour plein de raisons !
      j’ai toujours l’agenda papier pour vraiment « dégoogliser »…
      Merci pour ton petit mot !

  • Répondre avril 9, 2015

    Florence

    … Je n’avais rien lu de « scientifique » sur le sujet.. Mais je sentais bien depuis quelques temps que les listes n’étaient pas une bonne idée !! Alors moi aussi c’est l’agenda, l’agenda et uniquement google calendar sur mon téléphone et ma tablette… J’ai fini par lâcher le papier pour voyager plus léger !! (Ça n’a pas été simple…) encore des petites tendances à des bouts de listes sur post it parfois…

    • Répondre avril 9, 2015

      Mathilde

      C’est peut-être le moment de changer alors !
      Je pense que je ne me passerai jamais des agendas papier, juste au moins pour le souvenir et leur côté mignon.
      Merci pour ton petit mot Florence !

  • Répondre avril 9, 2015

    Poulpy

    Très bon article! Je valide!
    Entre les déplacements, les diverses activités, les sorties, les trucs à lire et les sujets à creuser… je ne retiens (presque) jamais rien. Alors j’ai TOUJOURS mon agenda papier avec moi! 🙂
    Je suis également suis passé au stylo 4 couleurs: une couleur par domaine d’activités PRIORITAIRES. Déjà ca oblige à prioriser, ensuite je mémorise mieux avec les couleurs, et je peux voir d’un coup d’œil si j’arrive plus ou moins à l’équilibre dans la répartition par domaine.
    J’aime bien également l’idée d’Isabelle de 3 objectifs par jour! Je vais tenter d’appliquer cela!

    • Répondre avril 9, 2015

      Mathilde

      L’agenda papier, c’est LA VIE !
      Merci pour ton petit mot,

  • Répondre avril 9, 2015

    Jelly

    C’est cool d’avoir un article là dessus, surtout que la problématique m’est arrivée il y a peu… 🙂 Les to-do list, ont eu le même effet « aiie j’ai toujours pas fait ça », au final on culpabilise, et ainsi de suite.

    Le planning c’est une solution, par semaine pourquoi pas, sauf que ça ne s’adapte pas forcément à tous. Je bosse à la maison (freelance) dans l’édition, et donc certain projets sont plus long que d’autres et « fixer des horaires » est plus difficile. Si je peux donner un conseil, un joli carnet, voir plusieurs peuvent faire l’affaire.

    Dedans, ça peut aider d’ajouter un petit dessin à côté de telle ou telle tâches à faire, ou de souligner en zig zag, ou de surligner etc…tout dans l’idée de rendre le truc fun et pas ennuyeux.

    Et on visualise plus facilement en ayant ce genre de repères. L’agenda a ce côté strict et « travail » qui me déplaît, alors qu’on peut tout rendre amusant rien qu’en décidant d’un chouette carnet jaune, avec de belles lignes etc…

    • Répondre avril 9, 2015

      Mathilde

      Je bosse aussi dans l’édition 🙂 et ce mode me convient bien, et justement permet de faire des rétroplannings efficaces. Je prévois même le côté : « l’éditeur va me demander de refaire ça ». Ah ah !
      Merci pour ton petit mot !

      • Répondre avril 9, 2015

        Jelly

        Haha c’est marrant ça :p un confrère ! Ah ça on connaît oui… Bonne continuation alors dans tes projets :p ++

        • Répondre avril 9, 2015

          Mathilde

          consoeur, non 😉
          Hé ouais ! édition forever !
          Bises,

  • Répondre avril 9, 2015

    melo furtherwest

    C’est marrant chez moi aussi les impôts sont repoussés en permanence… J’ai commencé mais il va falloir tout mettre en ordre maintenant et la deadline approche…
    Stressée de nature, les listes me stressent encore plus.
    Mais j’avoue que je garde tout en tête, j’ai toujours été comme ça, et ce n’est pas la meilleure solution… A chaque fois que je commence à tenir un agenda/calendrier je ne m’y tiens pas… Du coup, j’ai l’impression de tout commencer sans rien terminer ! Va falloir que je me reprenne 😉

    • Répondre avril 13, 2015

      Mathilde

      Ben alors Mélo !! t’as pas encore trouvé TA méthode, that’s it.
      Un mélange des deux – listes et agenda – peut-être ?

  • Répondre avril 12, 2015

    Amélie

    C’est bien que ce blog évolue vers des conseils lifestyle parce que si on est en accord avec les préceptes zen, savoir comment les traduire en pratique dans la vie quotidienne est bien moins simple.
    Bien s’organiser c’est une des clefs du bien-être, la gestion du temps est tellement source d’angoisses (je parle pour moi). En deuxième place, je pencherais pour savoir comment neutraliser/ communiquer avec les individus déplaisants (clients, collègues, voisins ou membres de la famille….)

    J aime ce mode de fonctionnement d’un agenda sur le mode calendaire, sauf que j ai besoin pour ma part qu’il soit mensuel et pas hebdomadaire pour avoir une vue à plus long terme .

    Pour les taches pro qui reviennent j’essaie de noter un temps approximatif en planifiant la tache et d essayer de m’y tenir, puis de noter une fois faite le temps que j ai réellement mis, comme ça le mois suivant quand la tâche revient, mon planning est plus réaliste.

    Je note autant le pro que le perso (repas de famille, rdv médicaux ou administratifs, sorties entre amies, corvées ménagères). J essaie aussi de prévoir pas mal de « trous » volontairement en planifiant, pour pouvoir au fur et à mesures y inclure les « imprévus » . Et pour me motiver je mets les taches qui me rebutent le plus au moment ou je suis le plus efficace dans la journée (le matin aussi) et de caler ensuite des occupations + plaisir (soirées, sport, etc), une peu comme des récompenses …

    • Répondre avril 13, 2015

      Mathilde

      Hello Amélie,
      Merci pour ton témoignage ! On se retrouve sur pas mal de points.
      Pour la première fois avec un long projet de traduction, comme toi j’ai noté le temps exacte que ça m’a pris, histoire de mieux doser mon travail pour la prochaine fois. Je parlais de semaine, mais en effet, pour certaines choses, c’est bien sûr sur un ou deux mois de prévision (vive la fonction : « répéter » sur le Google Calendar), mais malgré tout j’ai toujours besoin d’ajuster les horaires semaine par semaine.
      Je vois ce que tu veux dire sur le yoga dnas la vie de tous les jours, je m’efforce à ce que ça transparaisse à travers les articles du blog 🙂 Il y avait déjà des articles « lifestyle » sur le blog mais avec des liens plus évidents avec le yoga que celui-ci, j’aurais beau chercher à le relier aux concepts du yoga (et non du zen !! pas pareil), ça serait un grand écart conceptuel justement.
      Bises et à bientôt,
      Mathilde

  • Le calendrier papier, ma bible! Je suis ultra fan! Il est aussi plein de couleurs (comme ton GG Calendar) mais aussi plein de ratures, de gribouillis, de coeurs pour les rdv Yoga, de smileys etc. Je me suis décidée à en prendre un en septembre et je recommencerai sûrement l’an prochain. Je surkiffe ce petit bout de vie que je trimballe partout et qui me permet aussi de noter une idée qui me vient quand je suis dehors.
    J’ai aussi une sorte de planning excel de tâches à faire mais ça ne m’a pas encore empêché de faire des listes (psychorigide, moi?!) Je vais de ce pas aller méditer sur tes propos, car j’ai bien envie de me débarrasser de ces petits points/étoiles/carrés interminables voire insolubles! Merci pour cet article, le Lifestyle te va si bien en fait 🙂

  • […] Un autre article qui dit non aux to-do-lists pour s’organiser […]

  • Répondre février 1, 2016

    christel

    Je te suis volontiers. J’ai à peu près le même style de vie que toi : reportages et voyages. A un moment donné de ma vie, je me suis retrouvée face à des gens qui ne fonctionnaient qu’avec des to do list. J’ai cru bon de m’y mettre… Mais très vite, j’ai trouvé cela extrêmement angoissant. Donc au final, je les ai abandonné. Un peu plus de spontanéité ne fait pas de mal !

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